• Coordonnateur à la Paie / Payroll Coordinator

    Work Location CA-QC-Montreal
    Category
    Human Resources
    Division
    Human Resources
  • Specific Responsibilities

    Coordonnateur à la Paie

    Assister aux rencontres bihebdomadaires pour la paie et autres tâches connexes

    • Maintenir les dossiers employés à jour (coordonnées, poste, titres, département, salaire, vacances, etc.);
    • Administrer les dossiers des nouveaux employés, les changements de statut, les terminaisons et produire les RE;
    • Maintenir les bases de données de SIRH et des paies à jour;
    • Préparer les paies des salariés et des employés à l’heure pour approximativement 100 employés de magasin;
    • Gérer le logiciel de temps et de présence;
    • Vérifier les feuilles de temps et consulter les gestionnaires à propos des divergences; faire le suivi des feuilles de temps;
    • Vérifier à ce que toutes les données requises pour le traitement ont été reçues et que les vérifications ont été effectués avant d’avoir compléter la paie;
    • Préparer tous les rapports de paie, d’impôts, de déductions, de congés, etc. (bihebdomadaires, bimensuels, trimestriels et annuels) pour le département des Ressources humaines et de la Comptabilité;
    • Concilier et réviser les sources de déductions, avantages sociaux et de CAT sur une base régulière mensuelle;
    • Préparer les formulaires d’impôts de fin d’année tels que T4, Relevé 1, T4A, etc.;
    • Concilier CAT, CNESST, ISE sur une base régulière annuellement;
    • Enquêter et résoudre les écarts de paie en collectant et en analysant l’information;
    • Fournir de l’information concernant la paie en répondant aux questions et aux demandes des employés, des gestionnaires et des agences;
    • Assurer une conformité avec les règles et directives fédérales et provinciales;
    • Maintenir une confiance avec les employés et garder toute information confidentielle;
    • Gérer les opérations relatives à la paie en suivant les procédures et processus;
    • Fournir de l’aide avec les vérifications internes et externes;
    • Aider avec les avantages sociaux et les programmes de régimes de retraite;
    • Aider les gestionnaires Paie/Avantages sociaux et Ressources humaines avec une variété de demandes de renseignements concernant la paie et les avantages sociaux.

    ***

     

    Payroll Coordinator

    • Assist in biweekly processing of payroll and related functions;
    • Maintain accurate employee records such as contact info, position changes, job titles, division transfers, pay rates, vacation, etc.;
    • Administer new hires, status changes, terminations and produce ROE’s;
    • Maintain HRIS and payroll databases;
    • Process hourly and salaried payrolls for approximately 100 retail store employees;
    • Administer time and attendance system;
    • Verify timekeeping records and consult managers about any discrepancies, follow up on timesheets;
    • Verify that all payroll input data required for processing has been received and system audits have been performed prior to completing payroll;
    • Prepare bi-weekly, monthly, quarterly and annual reports in regards to earnings, taxes, deductions, leaves, etc… for the Human Resource and Accounting departments;
    • Reconcile and review source deductions, benefits, and WCB premiums on a monthly basis;
    • Prepare year-end tax forms: T4’s, Relevé 1’s, T4A’s, etc.;
    • Reconcile WCB,CNESST, EHT on a yearly basis;
    • Investigate and resolve payroll discrepancies by collecting and analyzing information;
    • Provide payroll information by answering questions and requests from employees, management and outside agencies;
    • Ensure compliance with federal and provincial regulations and guidelines;
    • Maintain employee confidence and keep information confidential;
    • Maintain payroll operations by following policies and procedures;
    • Provide assistance with internal and external audits;
    • Contribute to team effort;
    • Assist with group benefits and pension plan administration;
    • Assist Payroll/Benefits and Human Resource Managers with a variety of payroll and benefits related inquiries.

    Skills and Requirements

    Le coordonnateur à la paie aura les qualités suivantes :

    • Être familier avec les règles générales de comptabilité et les processus d’embauches;
    • Compétences en communications et en gestion de temps; apte à prioriser la charge de travail;
    • Souci du détail;
    • Communications orales et écrites excellentes (français et anglais);
    • Capacité de travailler indépendamment ou en équipe;
    • Expériences avec la Suite Office : Word, Excel, Outlook;
    • Connaissances du système ADP Streamline et ADP Pay@Work st un atout;
    • Une certification de l’Association canadienne de la paie est un atout.

    ***

     

    An experienced payroll coordinator will have the following qualities:

    • Familiar with general accounting and employment processes;
    • Organization and time management skills, ability to prioritize workload;
    • Great attention to detail;
    • Excellent communication, written and verbal (English and French);
    • Ability to perform both independently and as a team member;
    • Experience with Office related computer software: Word, Excel, Outlook;
    • Knowledge of ADP Streamline and ADP Pay@Work is an asset;
    • Canadian Payroll Association certification is a plus.

     

    *** AVANTAGES ***

    • Temps plein (35 heures/sem);
    • Horaires flexibles;
    • Horaires d'été;
    • Assurances collectives;
    • Cadeau d'anniversaire;
    • Régime enregistré d'épargne-retraite (REER) et Régime de participation différée aux bénéfices (RPDB);
    • Environnement de travail moderne, à proximité du transport en commun;
    • Code vestimentaire décontracté;
    • Rabais aux employés.

    *** ADVANTAGES ***

    • Full time (35 hours/week);
    • Flexible hours;
    • Summer hours;
    • Group insurance;
    • Birthday present;
    • Registered Retirement Savings Plan (RRSP) and Deferred Profit Sharing Plan (DPSP);
    • Modern working environment, close to public transportation;
    • Casual dress code;
    • Employee Discounts.

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